HONEKICHI’S LIFE STYLE をご覧いただきありがとうございます。~ 11/16 記事更新“子供がピアノを習う最強のメリット5選!地頭の良い子に育てる秘訣とは?”

新社会人へ贈る~PDCAサイクルの基本と上手な回し方~

こんにちは!ほね吉です。

ほね吉
こんにちは!

 

4月になり、気持ち新たに新社会人となった方々、おめでとうございます!

 

新社会人の皆さんは、一人一人がこれからの日本の未来を担う重要なキーパーソンとなるわけですが、そんな皆さんは、「PDCA」というのを聞いたことがありますか?

 

 ビジネスマンであれば誰もが一度は聞いたことがあると言われるほど、上手く仕事をこなしていくには欠かせない技術の一つ。

 

それが「PDCA」です。

 

今回は、新社会人の皆さんが、会社で仕事上手くをこなしていくためのコツとなる「PDCA」について、その基本と上手なサイクル方法をご紹介していきます。

PDCAの基本

新社会人になったばかりの人の中には、「PDCAってなに?」「聞いたことがない」という人もいると思いますので、まずは基本から説明します。

PDCAとは?

PDCAとは・・・

① PLAN(計画)
② DO(実行)
③ CHECK(検証)
④ ACTION(調整・改善)

上記4つそれぞれの頭文字を取ったもので、ビジネスシーンでよく使われる言葉です。

企業の業績、または生産管理・品質管理などの管理業務を継続的に改善していく手法として、広く知られています。

そのため、すでに取り入れている企業も多く、仕事を改善・効率化することができる方法と言われています。

では次に、P・D・C・Aそれぞれの工程で具体的に何をすべきか見ていきましょう。

 

Plan(計画)

【今後の目標を作成

まず、PDCAの〝P(PLAN)”は、今後の目標を設定し、計画を作成する段階のことです。

大抵の仕事には期限が決められていると思います。たとえ期限を言われていなかったとしても、自分で期限を決め、その期限までに目標を達成するには何をするべきなのか、必要なタスクや行動などを整理し、計画を立てます。

このときポイントなのが、なるべく細かく設定することです。

「誰が(Who)」

「いつ(When)」

どこで(Where)」

「何を(What)」

「なぜ(Why)」

どのように(How)」

のように、基本の5W1Hを参考に設定するといいでしょう。

Do(実行)

【計画に沿って実行】

次に、PDCAの”D(Do)”は、P(PLAN)で立てた計画を実行する段階のことです。

計画したことを意識しながら、それに沿って業務を実行していきます。

ここでのポイントは、実行した内容を数値などでしっかり記録しておくことです。

実行途中、計画通りにいかなかったことや、ミス、気づいた課題もなども残しておくことがポイントです。

そうすることで、この後のCHECK(評価)のときに、より綿密な評価が可能になります。

Check(評価)

【実行(Do)した内容を評価する】


次に、PDCAの〝C(Check)″とは、計画通りに実行出来ていたかどうかを評価する段階のことです。

実行した結果が良かったのか、悪かったのか、どうしてそうなったのかという具体的要因を振り返ることが重要です。

 ポイントとしては、実行段階で記録した数値などを見て、客観的に分析することです。

Action(改善)

【実行時(Do)の悪かった点を改善】

次に、PDCAの”A(Action)”とは、実行した結果を検討し、改善する段階のことです。実行時に悪かった部分はどのように改善するべきかを考えます。

改善すべき点があれば、それを次のP(PLAN)に落とし込み、PDCAサイクルへつなげていきます。


ポイントとして、悪い部分の改善だけでなく、計画自体を続けるか、修正するか、中止するかを、次のP(PLAN)を意識しながらこの段階で考えることです。

 注意点として、PDCAには始まりも終わりもないということです。


PDCAという文字列のため、″Pで始まりAで終わる”という勝手な意識が働いてしまいがちですが、それは間違いです。

PDCAサイクルは継続的に回すことで、本来の性質を最大限に発揮して業務の改善&効率化を図ることが可能になります。

 

  

PDCAの基本概念

Action(改善)の工程の最後で書いたように、PDCAサイクルは継続的に回すことで、本来の性質を最大限に発揮して、業務改善を図ることが可能です。


しかし、すでにPDCAを取り入れている一般企業でも、このサイクルができていないためにPDCAの効果
が発揮できていないケースが多々あると言います。


ではなぜ、PDCAはサイクルしなければいけないのでしょうか?


これは、PDCAに「スパイラルアップ=螺旋状に向上していく」という基本概念があるからです。


これこそPDCAのメリットで、前述した計画・実行・評価・改善の4つの工程をしっかり踏んでいくことで、「良かった部分はさらに良くなり、同じミスはしない。」という理想的な向上ができるようになる
という点にあります。

PDCAサイクルの4つのコツ

PDCAの基本概念を理解したところで、どうしたら上手くサイクルさせられるのか?それには以下の4つのコツがあります。

  1. 敵を知り、己を知る
  2. 慣れ
  3. 綿密な計画
  4. 実行の記録

敵を知り、己を知る

基本的な考え方の話になりますが、大事なことなので初めに。

軍事思想家である孫武が作成したとされる兵法書『孫子』というものがあります。

〝戦争の勝敗は運に左右される″という考え方が強かった時代、孫武はありとあらゆる戦争の記録を分析・研究し、
「勝敗は運で決まるものではなく、人の行動で決まるものである」ということを知り、勝負に勝つための指針を記しました。それが『孫子』です。


孫子には以下のような記述があります。

「彼を知り己を知れば百戦するも危うからず」

=「敵のことを知さらに自分のことよく知っていれば、何度っても負けはしない。」

ということですね。

これを仕事に当てはめて考えてみましょう。

ここでいう敵とは、「課題・目標・計画」などに例えられます。

与えられた仕事や課題がどのような内容で、どれくらいのレベルなのかをまず分析します。


次にその課題が今の自分にこなせる内容なのか?こなすためには何が必要なのか?

自分に足りていないもの、身につけなければいけない能力はなにか?を分析します。

課題と自分の分析が終われば、あとは分析結果から必要なことを見出す。こうすることで、しっかりとした勝つための計画ができるわけですね。

この考え方はPDCAにも存分に使えます。


確実に敵に勝つためにも、まずは「敵を知り、己を知る」ところから始めましょう。

 

 

慣れ

これはなんにでも言えることですが、初めから上手くできる人間はそういません。

PDCAも同様、とにかく何度も何度も繰り返して慣れるのが一番の近道です。

そのために一番いい方法が、普段の生活にもPDCAを取り入れることです。


自分の普段の実生活の中での問題点や改善点を見い出し、それをPDCAにあてはめてサイクルしてみてください。

上司や同僚はいないので気楽にいきましょう。

まずは一つの課題と期限を決めて、PDCAで改善、効率化させ、一つ目の課題が済んだら、それは引き続きPDCAでサイクルさせながら、次の2つ目…のように数を増やしていく。

これを積み重ねることで仕事でも応用できるようになります。

 

綿密な計画

PDCAで失敗している人のほとんどが、計画段階でつまづいていると言われています。

計画段階で大事なことは、「現実性と具体性」です。


現実性については、計画した段階で自分にとって本当にその計画が実現可能なのかどうか?ということです。

そもそも自分にとって、どう頑張っても不可能な計画を立ててしまっていれば、PDCAの意味がありません。

自分の現在の能力をしっかり把握し、現実的な計画を立てる必要があります。

 

具体性については、5W1Hに加え、途中経過を考えることが大事です。

例えば、「1か月後までに新しいプロジェクトを企画する」という課題があった場合、1週間後には何をどれくらい、どのような手段で進めていればいいのか?など、細かく仮説を立てて計画することが大切です

 

実行の記録

ありがちなミスですが、PDCAのDoの段階で実行することに夢中になってしまい、実行した内容を記録できていなかったということがあります。

これでは後で評価、改善することができません。

指導係の上司が常に横についてくれて、あなたの行動を逐一記録しているようであれば大丈夫ですが、そんな上司はいませんし、それを上司に頼っているようでは仕事は一向に上手くは回せませんよね。 

まとめ

“PDCA”とは、PLAN(計画)、DO(実行)、CHECK(検証)、ACTION(調整・改善)の4つそれぞれの頭文字を取ったもの。
企業の業績、または生産管理・品質管理などの管理業務を継続的に改善していく手法として、広く知られている。
〝P(PLAN)″は、今後の目標を設定し、計画を作成する段階のこと。
ポイント・・・なるべく細かく設定すること・・・5W1Hを参考に設定しよう!
〝D(Do)″は、P(PLAN)で立てた計画を実行する段階のこと。
ポイント・・・後でしっかり評価・改善できるよう、実行した内容を数値などでしっかり記録しておくこと。
〝C(Check)″とは、計画通りに実行出来ていたかどうかを評価する段階のこと。
ポイント・・・実行段階で記録した数値などを見て、客観的に分析すること。
〝A(Action)″とは、実行した結果を検討し、改善する段階のこと。改善すべき点があれば、それを次のP(PLAN)に落とし込み、PDCAサイクルへつなげていく。
ポイント・・・悪い部分の改善だけでなく、計画自体を続けるか、修正するか、pan class=”marker-halfRed” style=”color: #ff6600;”>注意点・・・PDCAには始まりも終わりもない。ここで終わらず、次のサイクルへ回そう!
  1. 敵を知り、己を知る
    まずは仕事の内容と自分を分析すること!それが勝利への第一歩。
  2. 慣れ
    慣れないことには使いこなせない。普段の生活にもPDCAを取り入れよう。
  3. 綿密な計画
    計画がおろそかであればゴールを見失う。。しっかりと練った計画を立てよう。
  4. 実行の記録
    記録を忘れれば評価・改善のしようがない。しっかり記録することを忘れずに。

仕事を始めたばかりで、上手く業務をこなせないのは当たり前のことです!

そんな段階で叱られたり、怒鳴られたりしているのであれば、それはその上司が教える能力のない無能なだけ。

そんな上司の言うことは気にせず、自分なりにPDCAをサイクルさせて、一歩一歩確実にステップアップしていきましょう!

follow me!